[PBW] Retour d'expérience de l'organisation du concours de brassage amateur 2015

Déformation professionnelle, oui, certainement ; mais un regard en arrière sur le déroulement d'un projet est toujours quelque chose d'utile. Que ce soit une cabane en bois, vos vacances à la mer ou l’organisation d'un concours de brassage amateur, une rétrospective permet de définir les pistes d'amélioration pour la suite.

Je ne sais pas si je m'occuperai à nouveau de ce concours l'an prochain ou non mais il m'a semblé utile de poser toutes ces remarques par écrit afin d’être plus efficace l'an prochain.

Règlement

La réalisation du règlement du concours doit être la première tâche à laquelle doit s'attaquer les membres du groupe de travail Brassam. Nous nous sommes bien sûr appuyés sur le règlement de l'année précédente pour définir le règlement 2015. C'est à cette étape que sont définies les grandes lignes du concours. Je pense que ce document doit être finalisé fin Novembre pour être traduit et mis à disposition des potentiels participants au plus vite.

Communication générale

Cette année, le concours a malheureusement été annoncé assez tardivement. Les éléments de communication visuelle étant arrivés assez tardivement, les prospectus qui ont été imprimés n'ont pas eu un impact optimum. La première communication portant sur le concours a donc été sur la page de "travaux" du site web de la PBW où le règlement était disponible. L'année prochaine, je pense que la première communication doit se faire fin décembre afin de permettre aux brasseurs de mieux anticiper leur recette et le brassage de leur bière.

Un effort supplémentaire est à fournir l'an prochain concernant les mailling-lists et les forums de la communauté du brassage amateur.

Inscription

Afin d'éviter une quantité de paperasse inutile, il a été mis en place cette année l'inscription obligatoire par mail.

Les participants devaient envoyer un mail de présentation avec toutes leurs coordonnées ainsi que les informations relatives à leur bières dans un mail. Toutes les informations étaient ensuite renseignées dans un fichier partagé en ligne avec les autres membres du groupe de travail 'brassam'. En réponse à leur mail, les candidats reçoivent un numéro de participant. Ce numéro d'identification remplace l'identité du participant ; sur ses bouteilles, seul doit figurer ce numéro !

Ce système d'identification nous a permis de pouvoir nous abstraire complètement de l'identité réelle des brasseurs et ainsi être certains de notre impartialité.

Le système de l'inscription électronique doit être conservé pour l'organisation de l'an prochain mais améliorer en ne passant plus par un mail mais amélioré en mettant en place un formulaire d'inscription qui simplifiera la récolte des informations.

Dépôt et Collecte

Cette année, le nombre de points de collecte a été augmenté, plus d'organisateur ayant proposé leur aide pour recueillir les échantillons. Certains établissements n'ont reçu que peu d'échantillons, je ne pense pas qu'il soit nécessaire d'utiliser autant de points de collecte l'an prochain. La situation géographique dans Paris ainsi que l'implication dans le brassage amateur tout au long de l'année devront être les critères déterminants pour obtenir des lieux de récoltes pertinents et diminuer le nombre de points de collecte et ainsi faciliter la collecte.

Comme l'an passé, un point de collecte spécifique pour les envois postaux a été mis en place ; énormément d'échantillons nous parviennent via ce biais, il ne faut pas négliger ce point.

Avec plus de 70 participants c'est donc plus de 140 litres de bières qui ont dû être transportés. J'ai eu la chance d'avoir une âme charitable qui a mis à disposition un véhicule utilitaire et a prêté main forte à la collecte. Merci à lui.

Les dégustations

Le première chose nécessaire pour les dégustations à été de trouver un lieu pour accueillir 30 à 40 personnes. Hasard du calendrier, les travaux de la salle de dégustation de la brasserie BapBap arrivaient à leurs termes. Elle nous a été gentillement mise à disposition pour les différentes sessions de dégustation.

Merci également à eux pour le soutien logistique quand au déplacement et à la préparations des échantillons; j’espère que le concours brassam de l'an prochain trouvera un partenaire à la hauteur de votre engagement cette année.

Cette année pour le grand final, des verres de dégustations aux couleurs de l'événement, ont été commandé. Ils sont arrivé suffisamment tôt pour pouvoir être utilisé lors des dégustations.

Concernant la composition générale du Jury, un appel a été passé à tous les organisateurs via mail-list, ils étaient ensuite libre de transmettre l'info aux personnes intéressés. Les personnes extérieures intéressés pour être membre du jury devaient envoyer un mail à l'adresse du concours et ils ont été prévenu lorsque les dates des dégustations ont été fixés.

1er Tour : La mort subite

Suite à l’expérience de l'an passé où beaucoup d'échantillons étaient infectés, nous avons mis en place ce premier tour afin de filtrer plus rapidement les échantillons de qualité insuffisante.

Le questionnaire soumis à la quarantaine de membres du jury présents était donc assez simple, ils devaient juger la présence de défauts et la correspondance au style. Un listing était donc disponible sur les tables avec le numéro de participation associé au style donné par les participants.

Chaque bière devait être soumise à l’appréciation d'au moins 3 membres du jury et la compilation de ces résultats donnait accès au second tour si une majorité d'avis positifs était formulé.

2ème Tour : Notes et barèmes

À nouveau une quarantaine de personnes constituant le jury. Les 35 bières restantes devant être à nouveau dégustées par au moins 3 membres du jury.

Un questionnaire, beaucoup plus complet cette fois, invitait les membres du jury à noter chaque caractéristique de la bière selon un barème préétabli. Le résultat est une moyenne sur 100 définie par les notes des différents membres du jury.

3ème et dernier Tour : le Final Five

En prenant en compte les moyennes de toutes les bières du second tour, nous avons dégagé un top 5. Il nous semblait intéressant de ne pas définir le podium uniquement en fonction des notes mais de pouvoir les déguster les unes à coté des autres et ainsi définir un podium cohérent.

Pour ce dernier tour, le Jury était uniquement constitué de 5 membres qui ont discuté des pour et des contre de chaque échantillon pour se mettre d'accord sur l'ordre final.

Remise des prix

L'annonce et la remise des prix se sont déroulées lors du Grand Final de la PBW, à la Bellevilloise ; un créneau doit donc être réservé pour cette intervention dans le planning des conférences.

La question c'est posée en amont de savoir si une soirée spéciale était organisée pour cet événement ou s'il était conservé au sein du Grand Final. Le choix a été fait de conserver cette annonce lors de l'événement final afin de mettre en valeur le mouvement du brassage amateur.

Le Top 5 a donc mis à l'honneur cette année :

  1. Black Dekkan par Julien P.
  2. Partial Mash Mango IPA par Zack O.
  3. Scoville Stout par Thomas G.
  4. Imperial'I Oatmeal'O Stout'S par Christophe LG.
  5. Hibiscus Sour Wheat par Tarek H.

Concernant les récompenses, il a été difficile d'obtenir des retours de la part des autres organisateurs quant à leur participation aux récompenses. Un effort est donc à prévoir dans ce sens afin d'obtenir les informations beaucoup plus tôt ; il faut à minima que le prix principal soit défini plus en amont afin de pouvoir communiquer dessus au préalable.

Restitution

Voici un point que je n'avais pas du tout anticipé et sur lequel le groupe de travail n'avait pas du tout planifié d'action à mener.

Pour fournir un retour constructif aux participants, il fallait leur faire parvenir toutes les notes manuscrites des jurés. Toutes les fiches ont donc étaient numérisées et rassemblées pour pouvoir visualiser les notes de dégustation du 1er et du second tour.

Pour l'an prochain, une bonne façon d'anticiper cette étape serait de gérer les fiches de dégustation via un formulaire un ligne. Cela nécessite que chaque membre du jury ait un terminal (smartphone, tablette ou ordinateur portable) pour compléter ces fiches dégustations. Cela évitera tout problème de saisie ou d'erreur de manipulation et permettra une mise à disposition plus rapide des appréciations du jury.

Remerciement

Dans le désordre bien sûr: merci aux autres membres du groupe de travail, merci aux établissements qui ont assuré la collecte, merci à ZeBouk pour tes qualités de livreur, merci à toute l'équipe BapBap pour l'accueil, pour leur salle de dégustation et la mise au frais des échantillons (point très important), merci à toutes les personnes qui ont participé au jury, merci à Yann de la brasserie Outland d'avoir porté l'idée que la bière gagnante devienne la #11 de l'an prochain, merci à la ParisBeerWeek pour le soutien apporté au mouvement du Brassam.

Et bien sr merci à vous tous, les brasseurs amateurs, qui avez répondu présent pour ce concours, peu importe votre pays ou votre région, et qui avez donné sueur et malt pour ce concours.